Моделирование и описание бизнес-процессов

С чего же начать?

С одной стороны, очевидно! И большинство начинает судорожно описывать бизнес-процессы. Если компания обратилась к одному из продавцов тематического программного обеспечения, то опять же почти все запросят сразу же описанные бизнес-процессы, и по ним они конечно же пообещают полную автоматизацию бизнес-процессов и безумный рост прибыли. Но с большой долей вероятности такие действия принесут непонятный результат и возникает огромный ряд вопросов: «Что в итоге мы получили?», «А этого ли мы хотели?», «Стоит ли полученный результат затраченных ресурсов?»... И как следствие неудовлетворение или полное разочарование в результатах.  

Для того что бы результат был максимально прозрачен начинать лучше с постановки бизнес целей - определением какие показатели вы хотите улучшить и какие результаты вы надеетесь получить и сохранить.

Не будем даже пытаться сформировать универсальный список, для каждого бизнеса он будет индивидуальный, для кого-то может быть приоритетом повышение производительности или увеличение рентабельности, уровня обслуживания клиентов, а для других удержание сотрудников. Важно одно, после определения целей уже можно с уверенностью подходить к выбору методологии описания процессов и выбору программного обеспечения.

Мы не будем заострять внимание на методах моделирования и описания бизнес-процессов, на эту тему написано уже множество книг и статей, но мы хотели бы поделиться некоторыми моментами из практики, то с чем мы сталкивались в компаниях, которые потерпели неудачу при описании бизнес-процессов самостоятельно или с некомпетентными исполнителями.

Однозначно при первом описании бизнес-процессов нужно использовать модель AS-IS (как есть), если конечно не принято решение сразу «оптимизировать процессы» чем кардинально сменить существенную часть бизнеса, что будет не лучшим выбором при отсутствии четких показателей (а их обычно и нет) и скорее всего превратится в обмен «шило на мыло», может конечно и повезет, и сработает чутье, но все же это игра в русскую рулетку.

Достаточно частая ошибка, с которой мы сталкиваемся – попытка описания несуществующего бизнес-процесса, когда деятельность осуществляется, опираясь на опыт сотрудников или руководителей и решения по задачам принимаются ситуационно, а, следовательно, в каждом случае решение может быть разным и даже самые как, казалось бы, стандартные операции зачастую исполнителями могут совершаться по-разному, так «как им удобно» и обычно идут в разрез с мнением руководителя. В таких случаях требуется создавать процессы стандартизируя деятельность.

Встречается так же ситуация, когда описанные бизнес-процессы имеют мало что общего с реальностью, когда руководители и исполнители, описывая свои бизнес-процессы пытаются «оптимизировать» их с ходу, без каких-либо согласований с вышестоящим руководством, дополняя своими «пожеланиями». «Всплывает» же это зачастую только на этапе начала работы с настроенным программным обеспечением и зачастую выясняется, что процесс не рабочий или эти «пожелания» изначально пагубно влияют на показатели эффективности бизнес-процесса. Важно описать процесс как он есть, определить его показатели эффективности, а уже после оптимизировать бизнес-процесс опираясь на улучшение данных показателей эффективности и не забывайте прорабатывать схему перехода на оптимизированный бизнес-процесс.

Из всего вышеописанного можем порекомендовать следующее:

1. Начинайте с формулирования бизнес целей и показателей, которые хотите улучшить.

2. При первом описании бизнес-процессов старайтесь избегать их оптимизации «на лету» без определения показателей эффективности.

3. Старайтесь не допускать описания не существующих бизнес-процессов.  


И конечно же вы всегда можете обратиться к профессионалам, и мы вам обязательно поможем достичь желаемых результатов.